Cet article démontre comment les vieux chiens peuvent apprendre de nouveaux tours. Ou plutôt, des conseils pour comprendre les nouvelles technologies, comme votre logiciel de bon de travail, qui amélioreront votre entreprise et vous aideront à éviter de voler dans une colère liée à l’informatique.
Vous vous sentez en sueur ? Profondément irrité ? Débordé ? On dirait que vous envisagez de mettre en place un nouveau logiciel dans votre entreprise. Notre premier conseil ? Ne vous inquiétez pas : nous sommes tous passés par là où vous êtes actuellement. Notre deuxième conseil ? Embrassez la technologie, car elle est là pour travailler pour vous.
Le trac de la technologie existe depuis des décennies. Un écrivain de premier plan dans les années 70 – a écrit un livre entier consacré au fait d’être nerveux à l’idée d’adopter une nouvelle technologie. Ce livre mettait en garde l’humanité contre le risque d’être « étourdie et désorientée par l’arrivée prématurée du futur ». On dirait qu’Alvin était un peu dépassé par les événements… un sentiment qui vous est peut-être familier.
Vous devez savoir comment vous connecter ? Oui. Mais il est plus important que vous compreniez ce que la technologie que vous adoptez peut faire pour vous, que le détail de chacune des fonctions.
Vous n’êtes pas le responsable informatique. Vous avez acheté la technologie pour aider votre équipe et améliorer votre organisation globale. Lorsque vous discutez des achats potentiels, demandez à votre fournisseur de logiciels quelles sont les fonctions qui comptent le plus pour vous, et comment elles aideront spécifiquement votre entreprise. Votre travail consiste à acquérir une compréhension pour la façon dont votre entreprise bénéficiera de l’utilisation de nouveaux outils ; vous n’avez pas à devenir une autorité sur chaque fonction disponible.
Demandez de l’aide
Apprendre à utiliser un nouveau logiciel de gestion de terrain ou un système de réservation en ligne peut nécessiter une aide permanente. Il est facile de regarder quelques démos et d’avoir l’impression d’avoir saisi l’essentiel d’un service. Mais même les programmes les plus intuitifs présentent des fonctionnalités et des complexités qui peuvent nécessiter un certain temps d’apprentissage. Votre fournisseur de logiciels devrait offrir un certain niveau d’aide pour que vous et votre équipe puissiez vous installer et vous former, alors assurez-vous que ce type de service est disponible pour vous.
Notre propre équipe de réussite client est un excellent exemple ; elle est disponible pour vous aider à tirer le meilleur parti des outils, et n’est qu’à un courriel, à l’adresse support. « Notre équipe adore aider les clients et les former à mieux utiliser leur système », explique le responsable de la réussite client. « Chaque environnement est unique et nous nous efforçons de rendre chaque configuration rapide et facile pour les clients. »
Ce n’est pas un sprint, c’est un relais marathon
Vous n’êtes pas Usain Bolt. Ne présentez pas votre logiciel de gestion des services en vous attendant à ce que ce soit une affaire d’un coup. Vous allez devoir rappeler à votre personnel – et à vous-même – les principes de base. Programmez des réunions de « remise à niveau », au cours desquelles les employés qui sont encore en train de s’acclimater au logiciel peuvent rafraîchir leurs connaissances de base. Assurez-vous que les responsables ont accès au soutien dont ils ont besoin et encouragez-les à aider leurs équipes à apprendre. Surtout, faites comprendre à votre équipe que cette technologie n’est pas un ajout négociable à leurs activités existantes : elle est destinée à changer et à améliorer leurs habitudes de travail. Faites en sorte que ce message soit très clair. Le fait que votre équipe ait un objectif commun à atteindre rend plus facile à comprendre le « but » de choses comme les sessions de formation et les frustrations de l’équipe. Aidez votre équipe à voir la ligne d’arrivée et elle gardera à son tour le rythme.
Nommez quelques « capitaines d’équipe » techniques
Il y aura inévitablement quelqu’un dans votre équipe qui aura de meilleures compétences technologiques que les autres. Prenez leur avis. Cela ne vous aidera pas seulement à sélectionner un logiciel qui conviendra mieux à votre équipe et à ses besoins : cela prépare votre employé à devenir une ressource pour le reste de l’effectif. Un ambassadeur technique au sein de l’équipe peut rassurer votre équipe sans l’intimider ou lui donner l’impression de perdre son temps. Les capitaines de l’équipe technique sont également un excellent moyen de créer de petits groupes de formation dirigés par des pairs pour vos équipes, et d’obtenir le point de vue de l’employé sur les fonctionnalités, les cas d’utilisation ou les questions sur la façon dont le logiciel fonctionne pour votre équipe.
Définissez des échéances pour le déploiement (et respectez-les)
Votre fournisseur de logiciel devrait vous donner un calendrier pour la configuration et le lancement de votre nouveau logiciel, et vous devriez fixer vos propres échéances pour savoir quand vous ferez un déploiement auprès de votre équipe et commencerez à la former. S’engager en interne à mettre en œuvre le système et à l’utiliser est une étape cruciale du processus. Maintenant que vous avez le soutien de votre fournisseur et de vos influenceurs internes, il ne vous reste plus qu’à fixer une date ferme dans le calendrier et à vous engager à rendre le changement officiel.
Rapport et analyse
La plupart des logiciels techniques incluent des rapports sur la façon dont la technologie est utilisée par vos équipes. Ces chiffres peuvent être un peu intimidants au début, mais lorsque vous êtes en mesure de voir l’histoire qu’ils racontent, vous pouvez apprendre tellement de choses sur le comportement de votre client et sur l’utilisation de votre système par votre équipe.
Les vieux chiens, les nouveaux chiens et les résistants à la technologie peuvent tous apprendre de nouveaux tours. Mais avoir un plan d’adoption rendra toujours la transition plus douce. Cela commence par vous former, et se termine par la communication à votre équipe d’arguments clairs et fondés sur les avantages. Armez-vous de patience, tirez parti du support technique de votre fournisseur, et de votre équipe.
Vous n’avez rien à craindre dans un avenir de travail plus intelligent et plus efficace.
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