Un mandataire reçoit une notification du greffe un vendredi à 16 h : le juge demande les cinq derniers comptes approuvés d’une mesure transférée, avec justificatifs. Sans outil centralisé, on fouille des classeurs, on relance l’ancien curateur, on perd le week-end. Avec Mon Proxima, on ouvre le dossier, on exporte l’historique et on transmet le lot en quelques clics. C’est ce type de situation qui révèle la valeur réelle d’un logiciel de gestion de tutelle au quotidien.
Décret n° 2024-659 et contrôle des comptes : ce que Mon Proxima change concrètement
Depuis le 1er janvier 2025, le décret n° 2024-659 transfère le contrôle des comptes de gestion vers un professionnel qualifié désigné par le juge dès le jugement d’ouverture. On ne rend plus seulement des comptes au greffe : on les soumet à un tiers indépendant qui attend des pièces complètes, classées et cohérentes.
Pour les MJPM, la conséquence directe est une exigence de traçabilité documentaire renforcée sur chaque mesure. Le décret impose aussi qu’en cas de changement de curateur, le précédent transmette sans délai les cinq derniers comptes approuvés et leurs justificatifs. Sans archivage structuré, cette obligation devient un cauchemar logistique.
Mon Proxima intègre une GED (gestion électronique de documents) rattachée à chaque dossier de personne protégée. Chaque pièce comptable, chaque relevé bancaire, chaque courrier du juge peut être horodaté et indexé au fil de la mesure. Quand le professionnel qualifié réclame un historique, on génère l’export sans reconstituer manuellement des années de gestion.
Compte bancaire distinct par mesure de protection : organiser la séparation dans Proxima
Depuis janvier 2025, chaque mesure de protection doit disposer d’un compte bancaire distinct, y compris pour les patrimoines modestes. Cette règle concerne la tutelle, la curatelle renforcée et la sauvegarde avec mandat spécial.
En pratique, un MJPM qui gère plusieurs dizaines de mesures se retrouve avec autant de comptes à suivre, rapprocher et justifier. La télétransmission bancaire automatisée proposée par Mon Proxima prend ici tout son sens : les écritures remontent directement dans le logiciel, rattachées au bon dossier.
Ce que la séparation des comptes implique au quotidien
- Chaque opération (dépense, virement, prélèvement) doit être affectée à la mesure correspondante, sans mélange avec un autre protégé ou avec les fonds du mandataire.
- Le rapprochement bancaire mensuel devient obligatoire pour chaque compte, ce qui multiplie le temps de vérification si on travaille sur tableur.
- Les erreurs d’imputation entre deux mesures constituent un motif de réserve lors du contrôle des comptes par le professionnel qualifié.
La plateforme Mon Proxima automatise ce rapprochement. Les flux bancaires sont synchronisés, les écarts signalés. On passe de la saisie manuelle à la vérification par exception, ce qui libère du temps pour le suivi humain des majeurs protégés.
Gestion documentaire et recommandés en ligne : gagner du temps sur les tâches administratives
Un mandataire professionnel passe une part significative de sa semaine sur des tâches purement administratives : courriers au juge, envoi de pièces aux notaires, réponses aux organismes sociaux. Mon Proxima propose l’envoi de recommandés en ligne directement depuis l’interface.
On rédige le courrier dans le logiciel, on joint les pièces du dossier déjà archivées dans la GED, et le recommandé part sans passer par La Poste physiquement. L’accusé de réception est ensuite rattaché au dossier du protégé. Pour un MJPM individuel qui gère ses mesures seul, ce gain de temps est tangible.
Archivage et continuité de service
La continuité de service est un point que les retours terrain soulignent souvent. Quand un mandataire part en congé, change de poste ou transmet une mesure, le successeur doit retrouver immédiatement l’historique complet. La GED intégrée de Proxima structure cette passation.
Chaque document est classé par type (judiciaire, bancaire, médical, administratif) et par date. On ne cherche pas un courrier dans une boîte mail : on filtre par catégorie dans le dossier du majeur protégé. Pour les associations tutélaires dont la taille varie de quelques salariés à des équipes plus larges, cette organisation documentaire réduit le risque de perte d’information lors des rotations de personnel.
Mon Proxima pour MJPM individuels et préposés hospitaliers : des usages différents
On parle souvent de Mon Proxima comme d’un outil unique, mais les usages varient selon le profil. Un MJPM individuel gère l’ensemble de ses mesures seul. Il a besoin d’un tableau de bord synthétique, d’alertes sur les échéances judiciaires et d’un accès rapide aux comptes de gestion.
Un préposé hospitalier, lui, intervient dans un cadre institutionnel où d’autres services (comptabilité, direction, service social) peuvent avoir besoin d’accéder à certaines informations. La gestion des droits d’accès dans Proxima permet de cloisonner les données sensibles tout en partageant les éléments nécessaires.
Les retours varient sur ce point : certains préposés trouvent le paramétrage des droits suffisamment souple, d’autres souhaiteraient des profils plus granulaires. L’outil reste cependant utilisé par plus d’un millier de professionnels, ce qui témoigne d’une adoption large dans des contextes variés.
Télétransmission bancaire et rapprochement automatisé dans Mon Proxima
La télétransmission bancaire automatisée est disponible dans Proxima depuis les premières versions du logiciel. On connecte les comptes bancaires des personnes protégées, et les écritures remontent dans le logiciel sans ressaisie.
- Les virements récurrents (loyer, charges, assurance) sont identifiés et catégorisés automatiquement après paramétrage initial.
- Les opérations inhabituelles sont signalées pour vérification manuelle, ce qui facilite la détection d’anomalies.
- Le solde disponible par mesure est visible en temps réel, sans attendre le relevé mensuel papier.
Pour la préparation du compte de gestion annuel, le logiciel agrège les écritures par catégorie de dépense (alimentation, santé, logement, loisirs). On obtient un document structuré prêt à transmettre au professionnel qualifié désigné par le juge.
Le passage à Mon Proxima ne supprime pas la rigueur nécessaire à la gestion des mesures de protection. Il déplace l’effort : moins de saisie et de classement, plus de vérification et d’accompagnement des majeurs protégés. Pour un mandataire qui doit absorber les nouvelles exigences du décret n° 2024-659 sans embaucher, c’est un levier d’organisation difficile à ignorer.
