L’envoi de mails est une pratique courante dans le monde du travail et dans la vie personnelle. Cependant, vous devez connaître les règles sur toutes les options pour éviter des erreurs. En outre, cette confusion pourrait nuire à votre image et à votre réputation. Nous allons vous expliquer alors tout ce que vous devez savoir pour choisir le bon champ de destinataires. Cela vous permet également de prévenir les malentendus dans vos échanges.
Utiliser le champ CC ou CCI ?
Quand vous envoyez un mail, veuillez bien déterminer qui doit être inclus dans la liste de destinataires. En outre, les champs « CC » (Copie Carbone) et « CCI » (Copie Carbone Invisible) sont deux options similaires, mais différentes. En général, ils permettent d’ajouter des destinataires supplémentaires à un e-mail. Dans ce cas, faites bien attention lors d’un envoi d’e-mail pour éviter des erreurs embarrassantes.
Tout d’abord, vous pouvez utiliser le champ CC pour inclure des destinataires supplémentaires qui ont un intérêt direct dans le contenu du message. Toutefois, ces personnes ajoutées ne sont pas des destinataires principaux. De plus, tous les membres de cette discussion ont la possibilité de voir la liste des personnes que vous avez mentionnées.
D’autre part, optez pour le champ CCI pour inclure des personnes en supplément qui n’ont pas besoin d’être connues des autres destinataires de l’e-mail. Également, cela est particulièrement important si vous envoyez des e-mails à des personnes qui ne se connaissent pas entre elles. De plus, tous les membres ne peuvent pas voir les autres adresses email intégrées dans ce contenu.
Notez également que l’utilisation du champ CCI ne garantit pas la confidentialité de l’e-mail. En effet, les destinataires peuvent toujours faire un « Répondre à tous », ce qui entraine l’intégration de tous les destinataires dans la réponse. De même, veillez à ne pas surcharger les destinataires avec des e-mails inutiles. Dans le cas contraire, cela peut créer de la confusion et de l’irritation chez les destinataires.
Les erreurs à éviter lors d’un envoi de mails CC ou CCI
Prenez en considération ces erreurs courantes à éviter lors de l’utilisation des champs CC et CCI :
Confondre les champs CC et CCI
En d’autres termes, le CC est visible par tous les membres. Contrairement à l’option CCI, celle-ci est invisible aux autres destinataires.
Inclure des destinataires inutiles
Lorsque vous utilisez ces options d’envoi, assurez-vous que tous les destinataires inclus ont un intérêt dans le contenu du message. D’ailleurs, évitez de mentionner des personnes qui ne devraient pas recevoir le mail.
Inclure trop de destinataires
Le principe, c’est d’éviter d’envoyer des e-mails de groupe à des personnes qui ne se connaissent pas entre elles. Surtout, ne leur envoyez rien si le sujet ne leur concerne pas.
Oublier de masquer les adresses e-mail
Lors d’un envoi d’email en CCI, assurez-vous de masquer les adresses e-mail des destinataires. Sinon, vous risquez de les divulguer à toutes les personnes qui n’ont pas besoin de les connaître.
Répondre à tous
Et si vous recevez un e-mail envoyé à un groupe de personnes, faites un retour uniquement à l’expéditeur. Évitez alors de répondre à tous, sauf si vous avez reçu une autre consigne sur le retour de l’email.
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